La réponse de MCAGED Archives
Une place. Chaque dossier a une adresse : salle, rayon, boîte. Un historique. Chaque sortie et chaque retour sont enregistrés. Des lecteurs autorisés. Seuls les agents habilités ouvrent un dossier patient.
Une fiche pensée pour le dossier patient
L'archiviste ne remplit pas un formulaire générique : il saisit les informations d'un dossier patient, avec l'IPP comme identifiant de référence. IPP, nom du patient et service sont obligatoires ; date d'admission, date de naissance et sexe complètent la fiche. Médecin, type d'admission, assurance, date de sortie et numéro de séjour s'activent selon vos besoins, et la liste des services est la vôtre.
Le libellé affiché dans les listes est construit automatiquement à partir du nom et de l'IPP. Il ne contient jamais de diagnostic, de motif ni de service.
Un seul outil pour tout l'établissement
Les autres services archivent aussi, chacun avec sa fiche et ses lecteurs : personnel, pièces financières, marchés, projets, courrier, tiers, juridique.
Ce que vous y gagnez
- Répondre en quelques secondes à un soignant qui cherche un dossier
- Savoir en permanence quels dossiers sont sortis, chez qui, et lesquels sont en retard
- Limiter l'accès aux dossiers patients aux seuls agents habilités, et tracer chaque consultation
- Rattacher la version numérisée au dossier papier sans renoncer à la boîte
- Réunir tous les fonds de l'établissement dans un seul outil, chaque service gardant sa fiche
Fonctionnalités
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Trois façons de faire entrer un dossier
La saisie à l'unité, avec le PDF numérisé joint s'il existe. L'import de scans en masse, qui lit un dossier de PDF d'un seul coup, signale les doublons et conserve une copie de sauvegarde. Le versement d'un service : demande, contrôle, validation, bordereau.
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Une adresse pour chaque dossier
Salle, rayon, boîte, dossier. Les salles, rayons et boîtes sont décrits une fois ; les codes des dossiers et des boîtes sont produits automatiquement, selon les règles de numérotation que vous fixez.
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Papier et numérique côte à côte
Le dossier papier garde sa place en boîte ; sa version numérisée lui est rattachée. Vous voyez d'un coup d'œil ce qui reste à numériser, boîte par boîte.
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Retrouver comme on pense
Par IPP même partiel, par nom du patient, par service, nature ou période, par salle ou par boîte. Les résultats se trient par colonne.
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Lire sans copier
Le PDF numérisé s'ouvre depuis la fiche, par un lien signé valable dix minutes : recopié dans un courriel, il ne sert plus à rien. L'export de listes est un droit à part, accordé profil par profil.
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Prêts et consultations
Le prêt en quatre temps : demande du service, validation du responsable, sortie avec bordereau imprimé et date de retour prévue, retour enregistré. Consultation sur place ou prêt avec retour daté, selon le type de consultation.
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Des retards visibles, pas cherchés
Dès qu'une date de retour est dépassée, le prêt passe en retard et apparaît dans le compteur. Le responsable sait qui relancer, sans éplucher un cahier.
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Le versement d'un service
Un service clôt ses dossiers et les transmet aux archives. La demande liste les dossiers ; l'archiviste contrôle, valide, et le bordereau de versement est imprimé.
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Trois verrous avant d'ouvrir un dossier
Le profil, qui dit ce que l'agent a le droit de faire. Les salles où il travaille : il ne voit que leurs boîtes et leurs dossiers. Le type de dossier : lire, créer, modifier, supprimer, exporter se règlent type par type. Les contrôles se font sur le serveur, pas en masquant des boutons.
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Journal des opérations
Connexions, créations, validations de prêt, retours, accès refusés : chaque opération est datée et nominative. Le journal se filtre par agent, par action et par période.
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Des profils à votre mesure
Agent de consultation : recherche et lit. Archiviste : saisit, range, prépare prêts et versements. Responsable : valide, suit les retards, lit le journal. Administrateur : comptes, profils, paramétrage.
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Des comptes maîtrisés
Chaque agent change son mot de passe dans Mon compte ; en cas d'oubli, l'administrateur génère un mot de passe temporaire. Un agent qui part est verrouillé, jamais supprimé : son historique reste.
Aperçu du logiciel
Questions fréquentes
Comment se déroule la mise en place ?
En cinq étapes. Inventaire : vos salles et rayons, la numérotation des boîtes, vos natures de dossiers et les identifiants en usage. Paramétrage : structure, profils, comptes, règles de codification, liste des services et champs de la fiche patient. Formation : par profil, sur vos propres dossiers, avec le manuel utilisateur. Reprise : les dossiers existants par lots, nature par nature, chaque lot vérifié avant le suivant. Démarrage : mise en service et accompagnement de l'équipe pendant les premières semaines.Que faut-il prévoir de votre côté ?
Un référent au service des archives, l'accès aux salles pour l'inventaire, et un poste par agent relié au réseau.
Quel est l'environnement technique ?
Une application web utilisée depuis un navigateur, sur le réseau de l'établissement, avec une base de données Oracle. Rien à installer sur les postes.
Faut-il numériser tous les dossiers avant de commencer ?
Non. Le dossier papier garde sa place en boîte et la numérisation se fait au rythme du service : l'application indique à tout moment ce qui reste à numériser.
Un agent d'un autre service peut-il voir un dossier patient ?
Non. Un agent de la DRH qui cherche un nom ne voit pas le dossier patient, pas même sa ligne dans les résultats. Le contrôle est fait sur le serveur.
